25 November 2013

Menggunakan Auto Filter MS Excel

Fitur Filter Data MS Excel

Auto Filter adalah salah satu fasilitas untuk mengolah data-data dalam file MS Excel. Beberapa hari yang lalu, saya sudah membahas tentang cara mengurutkan data dari yang terkecil sampai terbesar. Dengan memadukan urutan data dan memfilternya, saya yakin Anda akan merasakan kemudahan bekerja dengan MS Excel.

Menu Filter ini lah yang akan digunakan untuk menampilkan data tertentu yang lebih spesifik. Sekarang buka kembali data base yang sudah Anda buat sebelumnya. Lalu ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menyaring data mana saja yang ingin ditampilkan.

Menyaring (Filter) Data

Blok range yang ada pada data base Excel Anda. Pada Menu Ribbon pilih Data Bagian Sort and Filter Filter. Akan muncul tanda segitiga kecil yang mengarah ke bawah .
auto filter ms excel
Panah-panah tersebut lah yang akan kita gunakan dalam menyaring data Excel yang akan ditampilkan.

Menerapkan AutoFilter

Sebagai contoh penerapan filter, saya ingin agar data yang tampil pada hanya karyawan dengan jabatan-jabatan tertentu saja yakni bagian Periklanan. Saya akan mengklik icon pada kolom “Jabatan” dan akan muncul drop menu pilihan jabatan-jabatan yang terdapat dalam data tersebut, lalu saya pilih “Periklanan” dan menghilangkan tanda check ✔ pada pilihan lainnya. Maka data yang muncul setelah disaring/filter adalah data yang di bagian jabatannya sebagai bagian Periklanan.
contoh filter excel
Untuk mengembalikannya agar semua data bisa muncul lagi kita cukup mengklik ikon panah tadi dan memilih opsi lalu mencentang pilihan “select all”.

Penerapan Custom Filter Excel

Bagaimana jika kita ingin menampilkan data-data yang lebih spesifik lagi ? Sebagai contoh, saya ingin menampilkan data karyawan yang masuk pada medio 2007 sampai 2009 saja. Maka langkah pertama yang akan dilakukan adalah mengklik kembali ikon yang berada pada kolom “THN MASUK”.
costum filter excel
Pada bagian Number Filter, kita pilih opsi is greater than or equal to lalu memasukkan pilihan tahun yang tersedia. Karena tadi saya ingin menampilkan data karyawan yang masuk mulai 2007 sampai 2009 maka saya memilih pilihan 2007 dan lihat hasilnya :
contoh filter excel
Nah, data yang muncul adalah para karyawan yang masuk dari tahun 2007 sampai tahun 2009. Mungkin cukup sekian saja tutrorial tentang cara menampilkan data-data tertentu dengan memanfaatkan menu Filter dalam MS Excel. Silahkan sesuaikan dengan kebutuhan Anda masing-masing.
More

20 November 2013

Cara Mengurutkan Data di MS Excel

Ketika kita mulai bekerja dengan Microsoft Office Excel, data-data yang dibuat/dimasukkan ke dalam file MS Excel masih “mentah” alias tidak berurutan. Hal itu akan membuat data base menjadi tampak kurang profesional. Sedangkan jika diketikkan ulang, dan mengurutkan satu per satu data yang ada sudah pasti akan memakan banyak waktu dan membuat kita bekerja dua kali.

Di sini saya akan menguraikan tentang cara mengurutkan data dalam Excel secara otomatis, yang pastinya akan menghemat tenaga dan waktu Anda. Anggap saja, sekarang kita sudah memiliki data base. Untuk contohnya, saya membuat sebuah kolom tabel Excel seperti berikut ini
cara mengurutkan data
Untuk mengurutkan data-data dalam Excel dari yang terkecil sampai terbesar, alphabet A ke Z, serta beberapa pilihan lainnya dapat dilakukan dengan cara berikut ini.

Fitur Sort MS Excel

Kita akan memanfaatkan fitur Sort (mengurutkan) Excel yang terletak di dalam menu Home Editing Sort. Pilihan Sort dalam menu home ini adalah cara cepat untuk mengurutkan data MS Excel. Untuk Menu utama Sort  terdapat di dalam tab Menu Data pada Grup Sort and Filter. Tidak ada perbedaan untuk menu Sort and Filter dalam MS Excel 2007 maupun 2010 dan 2013.
Cara menggunakan Sort MS Excel
Untuk mengurutkan data dengan menggunakan Menu Sort ini, kita terlebih dahulu menyeleksi/memblok semua data dalam kolom-kolom Excel. Lalu klik menu Sort, setelah itu akan muncul dialog box seperti ini
kotak opsi pilihan sort excel
Untuk keterangan opsi sesuai dengan nomor dalam gambar adalah sebagai berikut :
  1. Add Level
  2. Menambahkan tingkat pengurutan data. Jika kita sudah menetapkan sebuah pengurutan pertama dengan value Nama, maka dengan menambahkan tingkat pengurutan data ini kita bisa membuat pilihan “dengan apa lagi data akan diurutkan”.
  3. Delete Level
  4. Menghapus Penambahan Tingkat Pengurutan
  5. Copy Level
  6. Menggandakan Opsi Add Level.
  7. Options
  8. Pilihan bentuk pengurutan, apakah akan diurutkan dari atas ke bawah atau dari kiri ke kanan. Dalam menu ini juga ada pilihan Case Sensitive.
  9. My Data has headers
  10. Jika pilihan ini dicentang (✔) maka pilihan Sort by akan sesuai dengan nama Judul Kolom (field), dan jika tidak dicentang maka pilihan Sort by akan menampilkan nama kolom (A,B,C,D,dst).
  11. Sort by
  12. Data akan diurutkan berdasarkan judul kolom yang dipilih.
  13. Values
  14. Nilai, dalam artian kita bisa menerapkan sebuah patokan dari pemilihan warna sel, warna huruf, dan ikon di dalam cell.
  15. Order
  16. Di dalam daftar Urutan, silahkan memilih urutan yang ingin Anda terapkan pada perintah pengurutan — naik atau turun menurut alphabet atau angka (yaitu, dari A ke Z atau kebalikannya untuk teks;atau rendah ke tinggi atau tinggi ke rendah untuk angka).

Contoh Pengurutan Data

Kita akan mengurutkan data dalam tabel excel dari “Nama” dan “Tahun Masuk”. Blok semua data, lalu lakukan perintah Sort. Pada kolom Sort by dan akan muncul judul-judul field data yang diblok tadi, dan pilih Nama. Pada kolom sebelahnya biarkan saja tetap pada pilihan Value, lalu pada kolom Order pilih A to Z.
Sekarang, data-data tersebut telah berurutan sesuai dengan alphabet dengan patokan dari data di kolom Nama. Untuk menerapkan tingkat pengurutan selanjutnya, yakni dengan mengurutkan Tahun Masuk. Klik add level, dan pada Sort by pilih Thn Masuk. Untuk Order-nya pilih Smallest to Largest. Dengan demikian, maka pengurutan akan dimulai dengan nama lalu urutan tahun masuk bekerja dari tahun terlama (dengan nominal terkecil) ke tahun yang masih baru.
Saya rasa untuk mengurutkan data dalam MS Excel ini tidaklah sulit. Semoga tutorial singkat ini bermanfaat, dan jika masih ada hal yang kurang jelas silahkan tinggalkan pertanyaan.
More

14 November 2013

Mengatur Tata Letak Objek di dalam Dokumen Word

menu arrange ms word
Sudah lama tidak membuat tutorial MS Office karena banyaknya tugas di luar dunia blogging ini. Mumpung ada sedikit waktu luang, di sini saya akan kembali memberikan sedikit penjelasan mengenai cara mengatur gambar dalam lembar kerja MS Word agar lebih baik tatanannya. Setelah kita memasukkan gambar ke dalam MS Word, akan muncul lagi beberapa pengaturan untuk menyesuaikan dan mengedit gambar tersebut.
Dalam menu Picture Tools terdapat beberapa menu. Menu yang akan kita gunakan untuk mengatur gambar di sini adalah menu “Arrange”. Berikut adalah penjelasan dari Menu Arrange dan sub-subnya.

Fasilitas Pengaturan Objek Grafis dalam MS Word

Pada versi lawas Microsoft Word (MS Word 97-2003.red) sudah tersedia fasilitas untuk menyisipkan dan mengedit gambar di dalam dokumen. Namun pada versi 2007 ke atas, MS Word mulai menambahkan beberapa fitur untuk semakin memudahkan dan meningkatkan kualitas objek grafis dalam dokumennya. Untuk versi Word 2010 menu pengaturan objek grafis ada di dalam menu Arrange. Berikut ini adalah penjelasan dari sub-menu Arrange.

Position

Salah satu sub menu dalam arrange adalah menu Position. Dari namanya pasti sudah dapat diketahui bahwa menu ini untuk mengatur posisi gambar. Untuk lebih jauhnya lagi, ada beberapa pilihan di dalamnya. Cobalah untuk mengetikkan beberapa paragraf dan memasukkan gambar ke dalam MS Word, lalu klik menu position. Terdapat dua pilihan yakni, In Line with Text dan With Text Wrapping. Secara otomatis gambar akan berada pada opsi In Line with Text, di mana gambar yang telah kita masukkan akan berada di dalam garis (margin) bersama teks.
Sedangkan pada pilihan With Text Wrapping, teks akan terpotong di tempat gambar berada.

Arrange Position
StyleKeteranganContoh
Top Left with Square Text WrappingPosisi gambar/objek di sisi kiri bagian atas dokumen, Teks akan terpotong mengelilingi gambar/objekLihat Gambar 1.1
Top Centre with Square Text WrappingPosisi gambar/objek di tengah bagian atas dokumen, Teks akan terpotong mengelilingi gambar/objekLihat Gambar 1.2
Top Right with Square Text WrappingPosisi gambar/objek di sisi kanan bagian atas dokumen, Teks akan terpotong mengelilingi gambar/objekLihat Gambar 1.3
Middle Left with Square Text WrappingPosisi gambar/objek di sisi kiri bagian tengah dokumen, Teks akan terpotong mengelilingi gambar/objekLihat Gambar 1.4
Middle Centre with Square Text WrappingPosisi gambar/objek di tengah-tengah dokumen, Teks akan terpotong mengelilingi gambar/objekLihat Gambar 1.5
Middle Right with Square Text WrappingPosisi gambar/objek di sisi kanan bagian tengah dokumen, Teks akan terpotong mengelilingi gambar/objekLihat Gambar 1.6
Bottom Left with Square Text WrappingPosisi gambar/objek di sisi kiri bagian bawah dokumen, Teks akan terpotong mengelilingi gambar/objekLihat Gambar 1.7
Bottom Center with Square Text WrappingPosisi gambar/objek di tengah bagian bawah dokumen, Teks akan terpotong mengelilingi gambar/objekLihat Gambar 1.8
Bottom Right with Square Text WrappingPosisi gambar/objek di sisi kanan bagian bawah dokumen, Teks akan terpotong mengelilingi gambar/objekLihat Gambar 1.9
posisi gambar di kiri atas dokumen
Gambar 1.1
Posisi gambar di tengah atas dokumen
Gambar 1.2
posisi gambar di kanan atas dokumen
Gambar 1.3
posisi gambar di kiri tengah dokumen
Gambar 1.4
posisi gambar di tengah tengah dokumen
Gambar 1.5
posisi gambar di kanan tengah dokumen
Gambar 1.6
posisi gambar di kiri bawah dokumen
Gambar 1.7
posisi gambar di tengah bawah dokumen
Gambar 1.8
posisi gambar di kanan bawah
Gambar 1.9
Di atas adalah contoh-contoh opsi dari peletakan gambar MS Word. Anda juga bisa dengan “semaunya” meletakkan gambar di mana saja. Caranya dengan mengklik gambar, tunggu sampai bentuk kursor berubah menjadi ikon “move” seperti ini . Lalu Click and Drag pada gambar.
menggeser gambar
Teks tetap akan terpotong dan mengelilingi gambar/objek karena sebelumnya kita sudah memilih pilihan With Text Wrapping.

Wrap Text

Setelah mengatur Posisi gambar, sekarang kita akan beralih pada pengaturan teks yang berada di sekitar gambar. Menu Wrap Text inilah yang nantinya akan membantu kita dalam memberi sentuhan pada teks dokumen.
Persamaan antara Position dan Wrap Text : Secara default gambar menjadi "In Line with Text". Agar lebih optimal, sebaiknya kita telah menentukan “Position

Square, Tight, dan Through

Ketiga opsi di atas, sama-sama membuat pemotongan teks melewati/melalui gambar/objek. Perbedaanya adalah :
  • Tight
  • Teks lebih mepet/rapat ke objek/gambar.
  • Trough
  • Kita lebih bebas mengatur teks yang terpotong dan gambar/objek.
Sedangkan opsi Square, pemotongan teks terlihat lebih halus. Saya lebih suka menggunakan opsi Square ketika bekerja dengan gambar, dan menghasilkan utilitas tampilan dokumen Word yang lebih baik.

Behind and Front of Text

Dengan memilih Behind of Text, gambar akan berada di belakang teks (seperti background). Sebaliknya, opsi Front of Text akan membuat gambar berada di depan teks (menimpa atau menutupi teks).

Edit Wrap Point

Dengan menu ini, kita bisa menentukan titik-titik (anchor point) tempat teks akan dipotong. Setelah meng-klik menu Edit Wrap Point, maka garis-garis gambar (picture border) menjadi warna merah. Tarik garis tersebut dan letakkan anchor pointnya di tempat yang diinginkan.
Demikianlah sedikit penjelasan tentang cara mengatur letak objek di dalam dokumen. Jika sudah paham dengan ini, saya rasa untuk membuat majalah versi Word akan lebih mudah dan utilitas tampilannya pun jauh lebih baik.
Semoga bermanfaat...
More

5 November 2013

Pengertian Cell Absolute MS Excel

Apa yang dimaksud dengan Cell Absolut ?

cell absolute ms excel
Ikon dollar sebagai cell absolute dalam excel
Pernahkah Anda menemukan ikon mata uang dollar ($) di dalam sebuah rumus MS Excel ? Jika iya, mungkin Anda akan bertanya-tanya “untuk apa ikon $ itu ?”. Padahal kita kan menggunakan Rp. sebagai mata uang kita (ngga nyambung) kan ?.... Kembali ke topik. Tanda $ di dalam MS Excel merupakan simbol untuk penerapan Cell Absolute. Cell Absolute adalah Absolute Reference, yakni ketika kita meng-copy rumus dengan menggunakan fill handle maka cell yang diabsolutkan tidak akan berubah.

Mungkin penjelasannya sangat sulit dimengerti, apalagi bagi yang baru mengenal dan belajar menggunakan MS Excel. Hal ini sangat penting untuk kita pahami sebelum lebih jauh menggunakan rumus-rumus MS Excel dan juga membuat data base dengan Excel. Agar tidak bingung, ikuti beberapa penjelasan saya di bawah ini.
Walaupun telat, Saya selaku admin dari www.disketku.com mengucapkan : Selamat Tahun Baru Islam 1435H
selamat tahun baru Islam 1435 H
Muh. Hasbi Ash Shiddiq

Contoh kondisi di mana Cell Absolute dibutuhkan

Buatlah sebuah tabel kolom dalam lembar kerja MS Excel Anda. Sebagai contoh, saya membuat tabel seperti berikut ini :
tabel harga untuk contoh cell absolut
Gambar di atas adalah sebuah tabel harga barang elektronik di toko disketku.comp. Harga untuk setiap unit barang diwakili dengan dua mata uang, 1. USD, 2. Rp. Di atas kolom harga, saya sudah membuatkan/menetapkan kurs USD dan Rupiah. 1 dollar senilai Rp. 11.332,–. Kolom “DALAM USD” sudah kita buatkan/tentukan sendiri nominal harganya, sedangkan untuk kolom “dalam RP” akan kita masukkan rumus aritmatika perkalian untuk mengetahui kurs harga dalam dollar ke Rupiah-nya.

Sekarang, coba kita masukkan rumus aritmatika =D7*E4 di kolom “DALAM RP”. Maka akan muncul hasil perkalian dari kolom D7 dan E4 sebesar Rp. 985.884,- sebagai kurs dari $ 87. Sekarang, copy rumus tersebut ke kolom bawahnya dengan menggunakan fill handle. Lihat apa yang terjadi.

Ternyata muncul beberapa penghitungan yang aneh dan tidak sesuai sehingga muncul error #VALUE!. Hal tersebut terjadi karena ketika kita melakukan penggandaan rumus via fill handle, maka kolom E4 juga berubah menjadi E5,E6,E7,dst. Coba lihat rumus yang ada di dalam kolom-kolom (cell) yang error tadi. Kita akan mendapatinya seperti ini :
rumus error
Hasilnya adalah perkalian yang dinamis, rumus yang dicopy via fill handle ke cell E8 ke bawah bukan berisi =D8*E4, melainkan =D8*E5(lihat cell E8) dan =D9*E5 (lihat cell E9). Ini menunjukkan bahwasanya MS Excel akan menyesuaikan alamat cell, di mana pada setiap perpindahan baris akibat dari drag (menarik) fill handle akan mengakibatkan perpindahan nomor baris (row) alamat pada rumus di dalam cell.

Yang kita inginkan adalah sebuah operasi perkalian yang tetap pada kolom E4. Karena kolom E4 merupakan tempat yang dijadikan titik kurs USD ke RP. Nah.....untuk menyiasatinya, kita akan menggunakan Cell Absolute pada kolom E4.

Cara menggunakan Cell Absolute

Saatnya untuk mempraktekkan penerapan cell absolute sesuai dengan kondisi yang saya jelaskan di atas. Sekarang hapus semua rumus aritmatika di dalam kolom RP yang error tadi. Tulis ulang rumus aritmatika pada cell E7, =D7*E4. Setelah anda menuliskan target yang akan di-cell absolute-kan (dalam contoh ini adalah cell E4), tekan tombol f4 pada keyboard Anda sehingga rumus aritmatikanya akan muncul seperti ini :
=D7*$E$4
Tekan Enter dan lakukan fill handle sekali lagi. Lihatlah, apakah hasilnya lebih baik dan benar ????
Sekarang kembali perhatikan cell-cell tempat rumus yang dicopy. Rumus $E$4 sama sekali tidak berubah. Dengan demikian maka :
  • Tanpa penggunaan tanda dollar ($) pada alamat cell, maka duplikasi cell yang mengandung rumus dan alamat akan disesuaikan dengan perubahan baris (ataupun kolom). Penurunan 1 baris akan mengakibatkan penambahan alamat baris sebesar 1 cell, penurunan 2 baris akan mengakibatkan penambahan 2 cell, dan seterusnya.
  • Dengan penggunaan awalan tanda $ pada alamat cell, maka duplikasi cell tidak akan mengakibatkan perubahan alamat cell. Berikut adalah 3 contoh variasi penulisan prefix dan penjelasannya :
  1. A$1 : alamat kolom A bisa berubah sesuai duplikasi, tetapi alamat baris 1 akan tetap (absolut).
  2. $A1 : alamat kolom A tidak bisa berubah (absolut) tetapi alamat baris 1 bisa berubah.
  3. $A$1 : alamat kolom A maupun baris 1 tidak akan mengalami perubahan ketika diduplikasi ke cell lain.

Sumber Bacaan Tambahan

http://www.belajarexcel.info/2013/02/fungsi-tanda-dollar-absolute-reference-pada-excel.html
More

4 November 2013

Data Base di dalam Microsoft Excel

Sering kali saya bertemu dengan orang yang bekerja di bidang programmer suatu perusahaan. Dan saya sering bertanya, langkah awal untuk membuat sebuah software itu bagaimana ? Semua jawaban yang saya dapatkan selalu sama, belajar lah membuat data base sederhana dengan MS Excel dan kembangkan fungsinya sehingga data base itu jadi tidak “se-sederhana” tampilannnya.Anonymous
data base ms excel
Posting pertama saya di bulan November dan setelah berganti domain (URL domain blog dan URL khusus profil google+) bukan berisi tentang data base secara utuh. Mungkin hanya sebuah pengantar serta sedikit pengertian tentang data base MS Excel, elemen-elemen serta syarat sebuah data base MS Excel. Saya sering mendengar ke-salah kaprah-an orang yang menamai file Excelnya dengan nama data base. Padahal setelah saya lihat, cuma berisi tentang kolom-kolom yang terkadang tidak beraturan serta tidak dapat ditemukan fungsi dari nama “database-nya”.

Pengertian Data Base dalam Excel

Di dalam MS Excel, Data Base adalah suatu range yang terdiri dari cell-cell yang minimal memiliki satu kolom dan harus lebih dari dua baris. Beberapa istilah yang harus diketahui pada Data Base. Untuk lebih memahami apa itu range dan cell ada baiknya Anda membaca artikel tentang areal kerja MS Excel.

Beberapa istilah dalam Data Base

Berikut ini adalah beberapa istilah yang harus Anda ketahui di dalam membuat sebuah data base dengan MS Excel :
  • Field
  • Field dalam data base Excel dapat kita katakan sebagai kolom.
  • Judul Field
  • Judul Field adalah judul dari kolom tersebut.
  • Record
  • Isi dari kolom Excel, atau jika kita blok beberapa cell dan menjadi cell range maka itu lah yang dinamakan record.
Agar lebih jelas, saya coba buatkan tabel sederhana untuk menggambarkannya.

Judul FieldJudul FieldJudul Field
RecordRecordRecord
RecordRecordRecord
RecordRecordRecord

Secara keseluruhan, kolom-kolom yang kita buat dalam Excel sudah menjadi Field.

Syarat Data Base Excel

  1. Nama Field tidak boleh sama
  2. Nama Field harus terletak dalam satu baris
  3. Antara Field dan isinya tidak boleh dipisahkan dengan baris kosong.
Formula yang biasa digunakan untuk mengoperasikan data base adalah rumus VLOOKUP dan HLOOKUP. Namun, kita juga bisa memasukkan fungsi rumus-rumus excel lain seperti rumus logika IF,OR, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan data base yang kita buat di dalam MS Excel.
Artikel ini akan disempurnakan lagi dengan beberapa artikel yang akan saya bahas pada kesempatan berikutnya
More
 
Copyright © 2013. Panduan Microsoft Office
Written and Distributed by ©hazz - All Rights Reserved
Template Created by Creating Website Edited by Kompi Ajaib
Powered by Blogger